En faktura lander i indbakken. Den handler om kontorartikler, men hvem skal godkende købet? Medarbejderen, der bestilte varerne, er gået til møde, og økonomiafdelingen kan ikke se, hvilken afdeling udgiften hører til. Så går sagen i stå – selv om fakturaen er enkel.
Her kan E-faktura indgå i en tydelig arbejdsgang fra bestilling til betaling. I stedet for at nogen åbner en vedhæftet fil og taster oplysningerne ind, sendes fakturaen som strukturerede data mellem digitale systemer. Det gør kontrollen og godkendelsen lettere at håndtere, men kun hvis virksomheden har aftalt, hvem der gør hvad.
Fra leverandørens system til virksomhedens modtagelse
En digital faktura er ikke bare en faktura gemt som en fil. En PDF kan sendes elektronisk, men modtageren skal typisk stadig læse den og måske taste oplysningerne ind. En faktura i et struktureret format kan derimod overføre oplysninger direkte til virksomhedens økonomisystem, så de kan behandles digitalt.
Det kan mærkes i hverdagen. Når en fast leverandør sender en E-faktura, kan systemet modtage oplysninger om leverandør, fakturadato, beløb og betalingsfrist. En PDF kan stadig fungere som bilag, men den gør ikke automatisk indholdet til strukturerede data. Det svarer til forskellen på en adresse i et brev og en adresse i et kontaktfelt, som systemet kan bruge med det samme.
Når kontorartiklerne er leveret, sender leverandøren fakturaen digitalt. Virksomheden kan koble den til indkøbet, så medarbejderen, der bestilte varerne, kan kontrollere, at leverancen stemmer. Det er en lille kontrol, men den kan forhindre, at en betaling glider igennem uden at nogen har tjekket indholdet.
Vil du have en kort forklaring på begrebet og dets funktion, kan du læse Nordflows ordbogsartikel om E-faktura. Den er et godt sted at begynde, hvis I først vil afklare, hvad en elektronisk faktura er.
Kontrol før godkendelse og betaling
Når fakturaen er modtaget, begynder det praktiske arbejde: Oplysningerne skal passe til købet, og det skal være klart, hvem der tager næste skridt. Kontrollér typisk leverandørens oplysninger, fakturadato, fakturanummer, beskrivelse, beløb og betalingsoplysninger. Hvis noget mangler eller ser forkert ud, skal fakturaen afklares, før den sendes videre til betaling.
Forestil dig en medarbejder, der kommer hjem fra en arbejdsrejse med en faktura for transport eller overnatning. Medarbejderen sender den til sin leder, som tjekker, at udgiften hører til rejsen, og godkender den. Derefter går fakturaen videre til betaling og bogføring. Det er enkelt nok, men en tydelig ansvarsfordeling hjælper, når kalenderen er fuld, og folk har travlt.
En god arbejdsgang skal ikke bare få bilagene gennem systemet. Den skal også gøre det let at opdage fejl, stille spørgsmål og se, hvor en faktura venter. For mig er det den bedste gevinst: Man slipper for at gætte på, om nogen har kontrolleret udgiften.
Aftal, hvem der godkender de forskellige typer køb, og hvad der sker, hvis den ansvarlige er fraværende. En faktura for kontorartikler kan for eksempel sendes til den, der bestilte dem, mens en rejseudgift går til medarbejderens leder. Så behøver økonomiafdelingen ikke lege detektiv, hver gang en post mangler en forklaring.
Tre hverdagssituationer, én sammenhængende arbejdsgang
Først er der leverandørfakturaen efter en bestilling. Når varerne er kommet frem, kan beskrivelsen på fakturaen sammenholdes med indkøbet. Den ansvarlige kontrollerer leverancen og sender derefter fakturaen videre til godkendelse og bogføring. Hvert trin bør være synligt, så sagen ikke forsvinder mellem indbakkerne.
Dernæst er der arbejdsrejsen. Medarbejderen sender fakturaen til sin leder, som vurderer udgiften, før betalingen sættes i gang. Hvis formålet står tydeligt på bilaget, bliver kontrollen lettere. Uden en fast rutine kan fakturaen ellers ende klemt mellem medarbejderens indbakke og økonomiafdelingens kø.
Endelig er der den faste leverandør, som sender fakturaer løbende. Når oplysningerne stemmer, kan fakturaen følge virksomhedens sædvanlige proces for bogføring. Hvis leverandørens navn eller betalingsoplysninger afviger, bør nogen undersøge det, før fakturaen godkendes. Det handler ikke om mistillid, men om at holde orden i regnskabet.
I alle tre situationer skal modtagelse, kontrol, godkendelse, betaling og bogføring hænge sammen. Et økonomisystem kan sende fakturaen til den rette person og vise dens status, men det kan ikke selv afgøre, om købet var relevant. Den vurdering kræver stadig mennesker og klare aftaler.
Vælg en løsning, der passer til jeres rutiner
Se på jeres nuværende arbejdsgang, før I vælger en løsning. Hvordan modtager I fakturaer? Hvem kontrollerer dem, og hvor registreres godkendelsen? Hvis svarene skifter fra medarbejder til medarbejder, bør I først få processen på plads. Ellers risikerer I blot at flytte den samme forvirring ind i et nyt system.
Undersøg, om løsningen kan udveksle data med økonomisystemet, og hvordan fakturaer sendes til de rette godkendere. Spørg også, om det er let at se, hvad der afventer handling, og om oplysninger kan kontrolleres uden omveje. Det er måske ikke det mest spændende punkt på dagsordenen, men en løsning, der passer til arbejdsdagen, slår en, der kræver en huskeliste ved siden af skærmen.
Brug for en praktisk start? Tag udgangspunkt i disse spørgsmål:
- Hvilke oplysninger skal altid kontrolleres, før en faktura godkendes?
- Hvem skal afklare fejl eller manglende oplysninger?
- Hvordan sendes fakturaen videre til betaling og bogføring?
- Kan medarbejderne se, hvem der har sagen, og hvad næste skridt er?
Begynd med en velkendt leverandør og en enkel faktura. Følg den fra modtagelse til bogføring, og læg mærke til, hvor nogen stadig skal taste oplysninger ind, lede efter bilag eller spørge rundt. Så kan I se præcis, hvad løsningen skal kunne, og hvor arbejdsgangen kan forbedres uden at gøre hverdagen mere besværlig.
Når roller og kontrolpunkter er aftalt, afhænger fakturabehandlingen mindre af, hvem der åbner indbakken først. Det er ikke magi, bare en digital rutine, der er tænkt godt igennem. Næste gang en faktura lander, ved alle, hvor den skal hen.
Se mere hos nordflow.io.